年次有給休暇の管理、付与日と残日数を把握できていますか？
今回は、年次有給休暇の付与日や残日数など、会社が押さえておきたい管理のポイントについて見ていきます。
「社員から有給休暇の残りを聞かれるたびに、過去の勤怠を確認している」「取得した日は記録しているけれど、次にいつ何日付与するのかは、その都度調べている」という会社もあるかもしれません。
従業員数が少ないうちは対応できていても、中途入社の社員が増えたり、勤務日数の異なるパート社員がいたりすると、少しずつ管理が複雑になります。
大切なのは、従業員ごとに「いつ、何日付与され、何日取得し、あと何日残っているのか」を確認できる状態にしておくことです。あわせて、年5日の取得義務の対象となる社員については、その取得状況も把握しておく必要があります。
まずは、従業員ごとの付与日を確認する
年次有給休暇は、原則として、入社から6か月間継続勤務し、その間の全労働日の8割以上出勤した従業員に発生します。その後も、継続勤務年数や出勤率に応じて付与されます。
例えば、通常の週5日勤務の社員が4月1日に入社した場合、要件を満たせば10月1日に10日の年次有給休暇が発生します。
入社日を基準に付与している会社では、中途入社の社員が増えるほど、付与日も従業員ごとに異なることになります。
一方で、入社時に前倒しで付与したり、会社全体で付与日を統一したりしている場合もあります。このような会社では、就業規則の定めと実際の運用を確認することが必要です。付与日を統一する場合も、法定の付与日より遅くならないようにするなど、制度の組み方に注意が必要になります。
まずは現在の付与方法を確認し、従業員ごとの次回付与日と付与日数を一覧にしておくと、付与漏れを防ぎやすくなります。
残日数は、繰越し分も含めて確認する
残日数を確認するときは、今年付与した日数だけでなく、前年から繰り越した日数も見る必要があります。
年次有給休暇の請求権は、法律上、原則として付与日から2年で時効となります。そのため、付与から1年間で使い切れなかった分は、翌年に繰り越されます。会社で法律より有利な取扱いを定めている場合は、その内容も確認します。
例えば、新たに11日を付与する日に、前年分が4日残っていれば、その時点で使える年次有給休暇は合計15日になります。
残日数を確認するときは、合計の日数に加えて、「前年からの繰越し分」と「今回の付与分」を分けて考えると、管理しやすくなります。どの分がいつ時効になるのかも確認しておくことが大切です。
「残り何日か」と「年5日取得したか」は別に見る
年次有給休暇の管理で、もう一つ確認したいのが年5日の取得状況です。
法定の年次有給休暇が年10日以上付与される従業員については、原則として、その付与日である基準日から1年以内に、5日を取得させる必要があります。
例えば、10月1日に10日を付与した場合、原則として翌年9月30日までの1年間が確認する期間になります。会社の事業年度や、1月から12月までの暦年と同じとは限りません。
なお、本人が申し出て取得した日数や、労使協定に基づく計画的付与で取得した日数も、この5日に含まれます。既に5日取得していれば、会社が別に5日を指定して休ませる必要はありません。
ここで大切なのは、残日数と取得日数を分けて見ることです。残日数が多くても、その期間中にほとんど取得していないことはあります。
また、半日単位の年休は0.5日として年5日に算入できますが、時間単位で取得した年休は算入できません。時間単位年休を運用している会社では、残日数の管理と年5日の取得状況の確認を、区別しておく必要があります。
管理方法は、会社が続けられる形で整える
年次有給休暇については、従業員ごとに、基準日、実際に取得した日付、取得日数を明らかにした「年次有給休暇管理簿」を作成する必要があります。
管理簿は、対象となる期間中と、その期間の満了後5年間の保存が原則ですが、現在は経過措置により、満了後3年間とされています。
年次有給休暇管理簿は、必ずしも専用の帳簿を別に用意する必要はありません。労働者名簿や賃金台帳とあわせて作成することも認められています。また、必要なときにいつでも出力できる仕組みであれば、システム上で管理することも可能です。
現在使っている帳簿や勤怠システムで、従業員ごとの基準日、実際に取得した日付、取得日数を確認できるかを見ておくことが大切です。今の管理方法を活かしながら、不足する項目を補う形で整える方法もあります。
管理方法は、会社の規模や担当者の業務に合ったものを選ぶことが大切です。従業員数が少なければ、必要事項を記録したExcelの管理表で運用する方法もあります。
実務上は、管理簿に必要な項目に加えて、次の内容も確認できるようにしておくと便利です。
・今回の付与日数と前年からの繰越し日数
・現在の残日数と時効になる日
・次回の付与日と付与予定日数
・年5日の取得義務の対象期間と、その期間中の取得日数
担当者が変わっても確認できるよう、休暇を取得した後に誰が更新するのか、いつ勤怠記録と照合するのかまで決めておくと、管理が安定しやすくなります。
期限が近づく前に、取得状況を確認する
取得期限の直前になって「あと3日休んでもらう必要がある」と分かっても、業務や人員の調整が難しいことがあります。
特に、少人数で仕事を回している会社では、一人が休むときの引継ぎや、代わりに対応する人の確保も必要になります。
例えば、毎月の勤怠を締めるときに取得状況を確認し、取得が進んでいない社員には、早めに今後の予定を聞いておく方法があります。
取得が進んでいない場合は、本人への声かけに加えて、休みを取りにくい事情がないかも確認します。特定の社員にしかできない仕事がある場合は、引継ぎ先を決めるなど、休暇を取得できるように業務を調整することも大切です。
また、会社の業務に合わせて、年次有給休暇の「計画的付与」を活用する方法もあります。これは、従業員が自由に取得できる5日分を残し、それを超える部分について、労使協定によりあらかじめ取得日を決める制度です。
例えば、業務が比較的落ち着く時期に交替で休む日を設けるなど、会社の実情に合った方法を検討できます。計画的付与により取得した日数も、年5日の取得日数に含まれます。
導入には就業規則の整備や労使協定の締結などが必要になるため、具体的な進め方や注意点は、別のコラムでご紹介します。
取得状況の確認と、休むための業務調整をあわせて進めることで、期限間際にまとめて対応する負担を減らせます。会社が年5日の取得義務に基づいて取得日を指定する場合も、本人の意見を聴き、その意見を尊重するよう努める必要があります。
年次有給休暇の管理は、日数を記録するだけでなく、社員が休めるように仕事を調整することともつながっています。
まずは現在の勤怠記録と管理表を照らし合わせ、付与日や残日数、取得状況が分かる状態になっているか、確認することから始めてみてください。会社の人数や働き方に合わせて、無理なく続けられる管理方法を整えていくことが大切です。
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