​就業規則の作成・変更
就業規則は10名以上の従業員を使用する事業場に作成と届出が義務付けられており、配置転換や出向等の業務命令は就業規則に規定することで法的に有効となります。
もちろん、就業規則は法的にも必要となりますが、職場全体のルールとして活用することもできます。自社がどんな労働条件、服務規律なのか就業規則を通して従業員に理解してもらうことで労使トラブルを未然に防ぐことができます。
しかし、企業によっては「雛形の就業規則に社名を入れただけ」、「従業員に周知していない」「就業規則の規定と実際の労務管理が違う」など、本来の就業規則としての機能を果たしていないケースが多々あります。
就業規則で定めたことは事業主と従業員の双方に適用されることになるので、その内容は会社の実態に合ったものとしなければなりません。
就業規則の作成に当たっては現在職場で実施している労働条件や服務規律について整理し、それを基に改善したい点も含めて内容を検討することが重要です。
また、法改正や会社の方針転換により従業員の労働条件を変更するときには、これに合わせて既存の就業規則の見直しをしたり、新たな規定を追加するなどのメンテナンスをし、常に職場の実態に合った就業規則にしておく必要があります。
就業規則の活用方法
​例えば、下記のような規定を就業規則に定め、規定どおりの手続きを踏むことで、労使トラブルを防ぎ、従業員からの不満を解消することができます。
・従業員採用時の必要な書類
・遅刻や早退、外出や欠勤などの手続き
・試用期間の運用ルール
・特別休暇の運用ルール
・配置転換や出向の運用ルール
・従業員が傷病になった時の休職の取り扱い
・退職や解雇の手続き
・転職の際の機密事項、ノウハウ漏えいの防止策​​
・個人情報、社内文書及び機密データの流出対策​
・退職する従業員の業務の引継ぎについての規定
・定年後の再雇用の基準
・育児休業や介護休業取得の際の手続き
・賃金や賞与、退職金の計算方法
・セクハラやパワハラの防止策や苦情の際の対応
・不真面目な従業員に制裁を与えるときのルール
​また、必要書類や手続きの確認、職場の秩序維持のため従業員への説明材料や新たに雇用した従業員へ労働条件を明示する際にも活用することができます。
​就業規則作成の流れ
​現状のヒアリングと方向性の確認
​原案の作成・法令適合の確認
​就業規則の作成
​労働者代表の意見を聞く
​労働基準監督署への届け出